THỦ TỤC HẢI QUAN LÀ GÌ? QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN CHI TIẾT 2026

Trương Văn Đại
Tháng 4 22, 2026
4:04 chiều

Chia sẻ bài viết:

Bạn đang nhập hàng Trung Quốc hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu nhưng vẫn còn mơ hồ về thủ tục hải quan? Đây là bước bắt buộc quyết định trực tiếp đến thời gian thông quan và chi phí của doanh nghiệp.

Alphatic sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục hải quan là gì, vai trò và quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết 2026 để hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí.

*THỦ TỤC HẢI QUAN LÀ GÌ VÀ CHI TIẾT QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN*

Mục Lục

1 1. Thủ Tục Hải Quan Là Gì?
2 2. Vai Trò Của Thủ Tục Hải Quan
3 3. Quy Trình Làm Thủ Tục Hải Quan Chi Tiết
4 4. Những Lưu Ý Khi Làm Thủ Tục Hải Quan
5 5. Alphatic – Giải Pháp Thông Quan Nhanh, An Toàn

1. Thủ Tục Hải Quan Là Gì?

Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và cơ quan hải quan phải thực hiện theo quy định pháp luật đối với hàng hóa, phương tiện khi xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh.
(Theo Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014)

Hiểu đơn giản: Đây là quy trình kiểm soát hàng hóa ra – vào quốc gia, đảm bảo đúng pháp luật và an toàn thị trường.

2. Vai Trò Của Thủ Tục Hải Quan

Thủ tục hải quan không chỉ là “giấy tờ”, mà đóng vai trò cực kỳ quan trọng:

Kiểm soát hàng hóa: Ngăn chặn hàng cấm, hàng giả, hàng nguy hiểm
Bảo vệ kinh tế trong nước: Hạn chế hàng ngoại nhập kém chất lượng
Thu ngân sách: Thu thuế nhập khẩu, VAT và các loại phí
Chống buôn lậu: Đảm bảo an ninh quốc gia
Minh bạch thương mại: Tạo môi trường kinh doanh công bằng

Với doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu, nếu không hoàn thành thủ tục hải quan:

Hàng không thể xuất khẩu
Hàng không được phép lưu thông nội địa

3. Quy Trình Làm Thủ Tục Hải Quan Chi Tiết

Nắm rõ quy trình dưới đây sẽ giúp bạn thông quan nhanh – giảm chi phí – tránh rủi ro:

1. Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Trước khi khai báo doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading)
Mã HS code của hàng hóa
Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Đây là bước quan trọng giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và hạn chế sai sót.

2. Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) để thực hiện các nghiệp vụ: Khai thông tin nhập/xuất khẩu, sửa đổi , và đăng ký tờ khai. Hệ thống tự động phân luồng (Xanh/Vàng/Đỏ) giúp thông quan nhanh chóng, minh bạch và giảm thiểu hồ sơ giấy

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai:

Luồng xanh: Thông quan ngay
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ
Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Lưu ý: Cần khai báo trung thực, chính xác mã HS, trị giá và thông tin hàng hóa để giảm thiểu rủi ro

3. Nộp thuế và các khoản phí

Sau khi tờ khai hải quan được chấp nhận, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ tài chính để hoàn tất bước thông quan. Các khoản cần nộp bao gồm:

Thuế nhập khẩu: Áp dụng tùy theo loại hàng hóa và mã HS code, mức thuế có thể khác nhau hoặc được ưu đãi nếu có chứng nhận xuất xứ (C/O).
Thuế giá trị gia tăng (VAT): Tính trên giá trị hàng hóa sau khi cộng thuế nhập khẩu (nếu có), theo mức thuế suất quy định.
Các loại phí liên quan: Bao gồm phí hải quan, phí kiểm tra chuyên ngành, phí lưu kho, lưu bãi (nếu phát sinh)…

Doanh nghiệp có thể nộp thuế qua hệ thống điện tử hoặc ngân hàng liên kết với hải quan để tiết kiệm thời gian. Việc hoàn thành đầy đủ các khoản thuế và phí là điều kiện bắt buộc để tờ khai được thông quan, giúp hàng hóa được phép lưu thông và đưa về kho nhanh chóng.

4. Kiểm tra hải quan

Tùy vào kết quả phân luồng của hệ thống hải quan, lô hàng sẽ được kiểm tra theo các mức độ khác nhau:

Luồng vàng: Cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy để đối chiếu với thông tin đã khai báo trên hệ thống. Nếu hồ sơ hợp lệ, hàng hóa sẽ được thông quan mà không cần kiểm tra thực tế.
Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra trực tiếp hàng hóa, bao gồm mở kiện, đối chiếu số lượng, chủng loại, chất lượng với nội dung khai báo (đây là mức kiểm tra chặt chẽ nhất).

5. Thông quan hàng hóa

Sau khi doanh nghiệp hoàn tất đầy đủ các bước như khai báo, kiểm tra (nếu có) và nộp thuế, hệ thống hải quan sẽ xác nhận thông quan tờ khai. Đây là dấu mốc quan trọng cho thấy lô hàng đã được cơ quan chức năng chấp thuận cho lưu thông hợp pháp trên thị trường.

6. Nhận hàng và lưu trữ chứng từ

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp nhận hàng tại cảng/kho và kiểm tra số lượng cũng như chất lượng thực tế so với chứng từ, đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ kiểm tra sau thông quan.